在宅の作法

2020年4月1日、大分という田舎町では、コロナの影響にどこかまだまだ、緊急感が迫ってきていない感じを受けていた。実は、私も気が引き締まっていたとは言い難かったと思う

そんな時にスタッフが一人、つぶやいた（まぁまぁ大きな声で）「いつまで私達は、出社するの？」

そこから、一気に対話が急展開した。私達にとって大事なことは何なのか？を改めて立ち戻って行動を変えようと…（うちは、そういう会社です）

経営している以上、経済性は無視できない。でも、だからといって私達の存在目的は外せない。

私達の会社は、全員が経営に参画することで自分を磨き、自分の人生経営のスキルを上げる。そんな仲間が集うから会社が切磋琢磨できる場所になる。それが私達の会社の存在理由。

それを考えた時に、仲間の安心安全は、とても大事。関係者も協力会社も同じく、そして地域社会ももちろん。

今の日本で、安全の上限値を決めているのは、医療機関の受け入れ許容量。医療機関の受け入れ許容量をオーバーした瞬間に医療崩壊が起こり、全てが崩壊する。

だったら、私達が今やらなきゃいけないことは、医療崩壊を起こさないように、医療従事者の方々に過度の負荷をかけないようにと意識して個々に責任を持った行動を考えて行うこと。

よし！感染しないはコントロールできない。だけど、ウィルスを運ばないを念頭に働き方を変えていこう！となったのです。

1. まず、各チームごとに自分たちの仕事を仕分けした。

   • A:在宅でできる仕事

   • B:会社に来なければできない仕事

2. 上記のAを在宅にするための準備をする

3. 上記のBを非常識な観点で再仕分けする。

   • 「この仕事は、どうすれば在宅にできる？」と質問していく。

   • 再仕分けして、在宅で行けるねとなった仕事の在宅化の準備をする

4. ここで最小の会社で行う仕事が洗い出されるので、今度は会社での仕事を小口化する

5. 会社のスペースや部屋をフル活用して、社内を様々な部屋と変化させる。

   • 出社する人間は、シフトを組んで用意できた部屋の数を上限とし、出社しても直接接触が無い様にする（ほぼ、在宅と同じ様にする）

   • ものの受け渡しなども手渡しはせずに置いておいて受け取る形にする

6. 各部屋と在宅をGoogle ハングアウトMEET（オンラインのTV会議ツール）で常時接続する（ココ重要）

7. 1日に2回、定時に全員がハングアウトMEETでオンライン上で集まって雑談すると同時に情報共有する

人間って、慣れの生き物です。突然、生活に変化を求められることは、正直かなりキツイ。（あまりキツく感じないのは、常時修羅場を生きてる変わり者だけ…）

頭でわかってても、そんなに簡単じゃないのが急な変化。

• 直接コミュニケーションがなくなることの喪失感という感情

• 仕事の環境が変わることで、同じ業務でも段取り通り行かないストレス

• 新入社員という、業務に無垢のメンバーへの育成の難しさ（新卒が入社してすぐに在宅って・・・）

• 周りは、そこまでの危機案を持っていないという周辺とのギャップ

• PC、タブレット、WiFiといったツールが足りない時・・・どうするの？

上記の混乱やトラブルは、全て【慣れとの闘い】から発生します。平時の慣れが緊急時の対策による行動変容を阻害します。平時の常識が的なのです。

なので、以下の項目は常に大事になってくるコツです。

1. 【目的の再確認】やることだけ通達する。これが実は駄目。何のためにやるのか？を何度も何度も発信しなければ、平時の慣れには勝てません。例えば以下のように（太字部分が目的）

   • 「皆さんの安全と地域医療崩壊を防ぐために働き方の環境を変えよう」

   • 「皆の解雇をせずに給料を担保するために、無駄なお金の流出を絞ろう」

2. 【コミュニケーションの維持】コミュニケーションの圧倒的な不足は、不安や孤独感を増進させてしまったりします。WEBを使った常時接続、定期的な雑談のためのWEB会議を積極的に使い、皆でこの難局を乗り越えていこうとしていることを実感しましょう

3. 【ツールは工夫でどうにかなる＆躊躇なく買おう】「TV会議のためのPCが足りない」などの現象は常に出てきます。PCがないなら、各個人のスマホを使いましょう。通信量分を会社が補助すれば良いのです。おおよそ１ギガあたり500円程度で通信量の確保ができます。工夫すれば何でも乗り切れます。また、必要な機材などは躊躇なく買いましょう。

実は、在宅勤務に着手することで、生産性が劇的に上がります。（いずれ、すべての経営者が気が付きます）

また、働き方が変わることで、指揮系統を統一した集中管理の統制型組織がいかに脆く、分散型のチーム経営がいかに強いのか？が勘の良い人たちから順に気づいていきます。

そして、仕事ばかりではなく、他にも人生には重要なことがあることも思い出させてくれます。

生産性が上がることで実は、仕事以外に重要なことを実行する時間が手に入ることにも気が付きます。

私達は、次の未来に向けて大きな前進をする時なのです。

コロナウィルスは、100年前の世界では、こんなに世界中に蔓延することは無かったでしょう。人の往来という環境変化がもたらしたのがこのパンデミックです。

これから、私達は想定外の出来事に２〜３年周期で出会うことでしょう。そのために強くなっていかなければなりません。コロナが就職すれば終わりではないのです。コロナへの対策を期に、いろんな予想外の変化に柔軟に対応できる力を身に着けていきましょう。

この記事をアップした背景を経営者の皆様に、同じ企業経営者として、そして様々な会社の運営サポートする専門家として、お伝えしたいと思います。

1. 【緊急時にいちばん大変なこと】それは、平時の慣れとの闘いです。平時はあまり変動のない部分は気にせずに動いても大丈夫です。企業においてそれは、戦略です。戦略の変更が余儀なくされているのに、戦略を変えずに戦術を変えようとすると矛盾だらけになってしまいます

2. 【目的はぶれない】図に示しますが、本来の思考手順は【目的】→【戦略】→【目標】→【戦術・ToDo】です。しかし、平時は戦略はそれほど変わらないので、通常は目標や戦術、ToDoを改善する習慣ができています。しかし、今は緊急時。戦略を変える必要があります、戦略が変わるとそれに紐づく目標も戦術も大きく変わります。だからこそ、迅速な行動が求められるのです。そして、絶対にぶれては行けないのが、目的です。こういう時こそ、私達の企業の存在目的からすべての行動を考えていかねばなりません。

3. 【優先順位を明確に】上記で戦略の変更が必要と伝えましたが、戦略を4つに区分けして優先順位を段取りしていく必要があります。

   1. まず、リスク戦略です。リスク戦略が土台を支えますので、それを第一優先で準備します（これに戦術として在宅勤務などがひも付きます）。

      • リスクとは、今回は社員の命を最優先に考えましょう。私達の住んでいる地域の医療機関の感染受け入れの許容量はどの程度ですか？例えば、感染者に対応できる病床数はどの程度ですか？医療機関がパンクした瞬間にコロナウィルスに限らず、すべての病気の治療が困難になります。それは、地域の死亡リスクを一気に高めることに繋がります。

      • すでに誰が感染しているのか？不明な状態です。我々は、感染しないではなく、ウィルスを他者に運ばない努力をする。そんな環境を会社も創ることが重要です。

      • だから、在宅勤務やテレワーク、社内も非接触の業務方法に切り替えなければいけません。今回はその段取りを次の章からお伝えします。

   2. 生命リスク対策が見えたら、次は財務戦略です。私達は、すべての事業活動を停止した場合に、どの程度会社として延命できるのか（社員を解雇せずにすむのか？）を明確にしましょう。そして、かき集められるだけの必要なお金の調達方法を検討しましょう。（※これを書き出すと凄まじい量になりますので、困っている経営者は直接ご相談ください。ページ最下部の問い合わせフォームからご連絡いただければ、お返事、ご連絡差し上げます）

   3. 生命リスク対策、財務対策と準備して、次は事業戦略です。環境を変えた形で私達はどの様に事業を創っていくのか？が初めて考えることができます。企業によっては提供方法を変えるだけでなく、取り扱うサービスや商品を変える必要が出てくるかもしれません。でもそれは、平時であれ市況、環境が変われば常にやってきたことです。目一杯、自社の存在目的を考えながら、社会に最高の価値を提供していく方法を実施してください。

4. 【メッセージは偏っていないか？】社員という仲間の命が大事なことは、皆さん変わらないと思います。ただ、経済上の損益優先のメッセージだけを出してしまうと、それは社員の側から見た時に「この会社は、人の命よりお金が大事なのね」と、認知されます。社員お命よりお金が大事な方は、そのままで良いです。私とは信念が違います。私がお伝えしたいのは、「仲間を大切に思っている社長が、メッセージの伝え方を間違えると勘違いされ、本末転倒になりますよ。」と、お伝えしておきたいのです、今一度、何が大事なのか？を考えて社員の皆さんへのメッセージを発信してほしいと思っています。

5. 【やりすぎなら後で緩和できる。足りない場合はやり直せない】「2週間ほど様子を見て、感染が拡大するようなら対策を変える」なんてナンセンスです。引き締めすぎて、後々「取り越し苦労だったね。」となるなら、笑い話で終わりますし、引き締めた経験値が未来への糧になります。しかし、様子見の間に拡大した感染や生命の危機は巻き戻しできません。【やりすぎは、後で緩和できる。拡大した感染は、過去に戻ってやり直しできない】を認識してください

木元秀典